U wil uw archief (laten) digitaliseren?

Dat doet Ariës voor u

Bulkscanning

Voor documenten die u vaak raadpleegt is de bulkscanprocedure de perfecte oplossing. In geen tijd zetten we uw papieren archief om naar een makkelijk doorzoekbaar digitaal archief, dat u online kunt delen met uw medewerkers. Ariës verzorgt de volledige service van de bulk scanning van uw archief, vanaf het registreren en inpakken van de dossiers over het scannen tot het aanleveren van de gevraagde digitale informatie in PDF formaat of een formaat geschikt voor uw DMS-systeem.

Hoe werkt het?

Ook voor scanning van uw archief volgen we een strikte procedure.

image-154788-files-neg_resized.png
Pregistratie

Vooraleer de documenten uw kantoor verlaten, ​maken we een volledige inventaris op van de mappen en de dossiers die we meenemen. ​Zo weet u op elk moment van de opdracht waar welke documenten en dossiers zich bevinden.

image-154788-files-neg_resized.png
Inpakken en beveiligd transport

De documenten worden ingepakt in Ariës archiefdozen, speciaal voor documentarchivering ontworpen. Vervolgens zorgen we voor het transport van uw archief naar onze scanateliers. Er worden geen andere goederen vervoerd in hetzelfde transport.

image-154788-files-neg_resized.png
Controle bij ontvangst

We controleren opnieuw de inhoud van elke doos zodat we 100% zekerheid hebben van de inhoud vooraleer het scanproces start.

image-154788-files-neg_resized.png
Voorbereiding

We maken de documenten scanklaar. Dat betekent: nietjes en paperclips verwijderen, ontplooien, herstellen, maar ook classificeren en documenten herschikken in het dossier.

image-154788-files-neg_resized.png
Scannen

Alle documenten worden recto-verso gescand, in kleur en in zwart-wit.

image-154788-files-neg_resized.png
Controle op volledigheid

Na de indexering controleert de scanoperator de volledigheid van het gescande dossier.

image-154788-files-neg_resized.png
Blanc page removal

De blanco pagina's worden automatisch verwijderd. Hierdoor vermijden we maximaal dat u in de opgeleverde bestanden veel lege pagina's moet doorbladeren. Manuele controle gebeurt door de scanoperator.

image-154788-files-neg_resized.png
Indexering geleverde bestanden

Na het scannen worden de documenten geïndexeerd zodat u ze achteraf digitaal makkelijk terugvindt.

image-154788-files-neg_resized.png
Digitale oplevering

U krijgt het gescande, geïndexeerde en gestructureerde volume terug op dvd, harde schijf of via beveiligde FTP-lijn (eventueel via VPN).

image-154788-files-neg_resized.png
Quarantaine en confidentiële vernietiging

Na het scannen plaatsen we uw papieren documenten gemiddeld 3 maanden in quarantaine. Zo kunt u de scanopdracht controleren en bij twijfel een document, dossier of doos terug opvragen. U kunt de quarantaine ook naadloos omzetten naar Langetermijnopslag. Op het einde van de quarantaineperiode gaan we na uw akkoord over tot confidentiële vernietiging.

Prijzen en prijscalculatie

Scanning diensten worden aangeboden aan een prijs per opgeleverd beeld. De prijs is meestal een "all-in"-prijs, dit wil zeggen inclusief verpakking, transport, verwerking en oplevering. De prijs varieert van 4 cent tot 10 cent per beeld, en is afhankelijk van een aantal factoren:

  • Volume
    Het totaal aantal vellen, beelden of documenten dat u wilt laten digitaliseren.

  • Moeilijkheid van voorbereiding
    ​Hoeveel nietjes moeten verwijderd worden? Wat is de fysieke status van uw documenten? Moeten er documenten verwijderd worden? Krijgen sommige documenten een apart soort behandeling? Al deze facturen beïnvloeden de prijs. 

  • Kwaliteitscontrole
    ​Wat is de gewenste kwaliteitscontrole? Vertrouwt u op softwarematige correcties of verlangt u manuele controle van gescande beelden? 

  • Indexeercriteria
    ​Hoeveel indexeercriteria heeft u nodig om uw beelden terug te vinden in uw ECM/DMS-software? Waar bevinden deze criteria zich op uw documenten? 

  • Aantal velden dat u wilt extraheren
    Hoeveel informatiecomponenten uit uw gescande documenten wilt u onder database-vorm ontvangen?

  • Verwerkingstijd
    Wat is de gewenste doorlooptijd?

Wanneer u een duidelijk beeld kan schetsen van uw project, kunnen we een precieze prijs per beeld berekenen. We gaan graag uit van een kleine proefopdracht om de jobvereisten van uw scanopdracht met u te bepalen. 

Vraag hier meer informatie