La Gestion Intégrée des documents pour gérer tous vos documents de façon optimale !

Résumé :

► Ohra, partiellement repris par Delta Lloyd
► Banque J. Van Breda & C°

► Ohra, partiellement repris par Delta Lloyd.

Cela fait plus de 10 ans déjà qu'Ariës est le fournisseur fidèle d'Ohra sur plusieurs sites et dans plusieurs départements.

Le premier grand défi fut le déménagement de 120.000 dossiers vers un nouveau site. Un des objectifs était d'atteindre une amélioration de l'efficacité et, en passant au système de classement debout d'Ariës, ce but a été entièrement atteint.

 La méthodologie a également permis d'optimaliser le service rendu aux clients.

L'ancien classement avait été installé et avait évolué sans qu'il ne soit jamais remis en question.

A la fin il fallait presque "un plan des rues" pour retrouver les dossiers.

Avec les spécialistes en gestion documentaire d'Ariës, l'ancienne situation a été analysée, inventoriée, les objectifs ont été définis et un nouveau système a été développé. Maintenant l'élaboration du classement est parfaitement logique, suit exactement notre méthode de travail et s'intègre parfaitement à la stratégie de la société qui vise à constamment améliorer l'efficacité au bureau.

Etant donné que nous avions déjà de l'expérience avec le système Ariës sur divers sites, nous avons fait appel à eux pour le déménagement des 120.000 dossiers. Grâce au personnel spécialisé d'Ariës, les 120.000 dossiers ont été déménagés et transférés vers le nouveau système selon la méthode Ariës en 2 semaines environ.

Grâce au codage couleurs appliqué sur les fardes, les dossiers se retrouvent plus rapidement et ne sont plus mal classés. Ce qui permet de réaliser un gain de temps important.

Et le fait que tout cela ait pu être réalisé sur 1/4 seulement de la surface occupée par l'ancien système, est un atout supplémentaire.

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► Banque J. Van Breda & C°

Notre temps de recherche des dossiers a baissé de 70%.

C'est ainsi qu'elle se présente dans les campagnes publicitaires. Au siège principal d'Anvers, une équipe de personnes dynamiques travaille à un service clientèle efficace. Ces personnes nous racontent leur expérience avec le nouveau classement d'Ariës. "Auparavant nous n'avions que des fardes suspendues dans nos rayonnages mobiles. Les fardes suspendues se déchiraient régulièrement à cause de l’épaisseur des dossiers. Finalement les dossiers étaient plus souvent couchés que suspendus bien en ordre dans l'armoire.
Ici, dans ce département, nous avons grosso modo 6.000 dossiers qui, à l'époque, occupaient environ 105 mètres courants. A cause du fait que tous les dossiers avaient exactement la même couleur, la recherche d'un dossier était parfois un désastre.
Si un dossier était mal classé, il était définitivement perdu. Il est même arrivé que nous nous mettions à plusieurs au classement pour retrouver un dossier dont nous avions absolument besoin. Cela coûtait énormément de temps et d'argent. Le plus funeste était encore le sentiment de frustration qui régnait auprès du personnel. Dans tous les départements, les collaborateurs utilisaient le classement à contre cœur. A tel point que "le classement" était devenu le sujet de discussion lors des entretiens d'évaluation annuels. Le besoin d'une gestion des documents sérieuse était bien réel, mais notre problématique n'est pas si simple.
Chaque client possède deux dossiers : une partie production et une partie gestion. Dès qu'un analyste de production avait conclu un accord avec un client, le dossier était transmis à notre département, gestion, pour l'établissement des pièces (cautions etc..). Parfois, l'analyste avait à nouveau besoin du dossier après quelques jours ou semaines. Il est arrivé qu'un dossier "disparaisse" parce qu'un analyste avait repris le dossier sans le faire savoir. Conséquence : encore plus de recherches interminables. Heureusement nous sommes tombés sur une brochure d'Ariës et nous les avons invités à la table.
Le professionnalisme et le savoir-faire du conseiller Ariës, nous ont laissé entrevoir de nouvelles perspectives. Il nous a conduits à revoir complètement le flux des documents dans notre département. Les vieilles habitudes ont été remises en question et là où c'était nécessaire, elles ont été corrigées de façon drastique. Le processus de changement a été assisté par Ariës notamment lors de la rédaction des nouvelles procédures et des manuels. De plus les collaborateurs ont été formés à la nouvelle façon de travailler tant sur le plan organisationnel que sue le plan du nouveau matériel Pour la première fois, nous sommes passés au classement latéral debout. Avec ce système nous plaçons sept rangées au lieu de six les unes au dessus des autres dans nos rayonnages mobiles.
Ce qui représente de suite un gain de place de 15%.
Ensuite nous avons décidé d'utiliser le code couleurs. Grâce au codage couleurs nous pouvons retrouver tous les dossiers immédiatement. Et dorénavant il est exclu de mal ranger un dossier, car si c'est le cas on obtient immédiatement une rupture de la bande de couleurs, ce qui saute aux yeux immédiatement.
Notre temps de recherche des dossiers a baissé de 70%. Et troisièmement notre flux des documents est devenu fluide. Les conseils d'Ariës nous ont énormément aidés.
Et finalement, avec nos fiches de traçabilité, nous voyons clairement où un dossier se trouve et qui y travaille.
Cela nous procure une satisfaction extraordinaire. La frustration qui, auparavant, collait au classement a disparu. Au contraire dans les entretiens d'évaluation le classement apparaît comme un point positif. C'est pourquoi nous utilisons aussi le système Ariës dans 2 autres départements; Notamment le département "contestation" et "Production crédits d'entreprises et crédits d'entreprises centraux".
Dans ce dernier la méthode de recherche diffère de la nôtre. Chose qui est parfaitement réalisable avec ce système. Le codage est exactement adapté aux besoins de chaque département séparément.
De plus ce département a de gros dossiers et une fois de plus tout se déroule sans problème. L'implémentation, en elle-même, est elle aussi accompagnée par Ariës. En temps que chef de département, l'on se pose des questions à ce sujet : « Comment attaquer cette montagne de travail? » Apparemment c'est également le domaine d'Ariës. Ils ont totalement pris en charge le transfert des dossiers. Les anciennes fardes ont été retirées des armoires par leurs soins, les nouvelles fardes ont été livrées prêtes à l'emploi selon nos fichiers informatiques, et tout a été transféré dans les nouvelles fardes.
En 2 semaines Ariës a réalisé le travail et tout était transféré. Je dois avouer que nous étions impressionnés, car nous n'avons jamais pensé qu'ils seraient prêts à temps. Je ne peux donc que conclure sur une notre très positive
Notre classement est parfaitement en ordre, nous avons économisé de la place et nous savons toujours tout retrouver directement. A tel point que la banque a réellement "marqué" auprès de des collaborateurs avec cet investissement. 
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