Gestion Documentaire dans les agences immobilières doit être axée sur les grands volumes et les dossiers de compositions diverses. Gérer de façon optimale les documents concernant propriétaires, locataires et immeubles, est une activité vitale mais gourmande en temps pour toute agence immobilière. Pour pouvoir conseiller au mieux les clients, une disponibilité immédiate des documents et dossiers est essentielle. La diversité des dossiers est un premier obstacle: comment conserver une vue d'ensemble des missions d'agents immobiliers, des titres de propriété, des preuves d'identité, des certificats de performance énergétique (EPC), des cautions, etc.? De plus ces documents se présentent sous des formes de plus en plus diverses : des documents Word, Excel, des e-mails, des documents numérisés, pdf, tif,… bref la liste s'allonge de jour en jour. Et tant les documents numériques que papier, doivent être immédiatement disponibles pour chaque utilisateur. L'utilisateur, lui, doit pouvoir compter sur le fait que le dossier est complet et qu'il dispose de la toute dernière version. Cela demande beaucoup d'effort de toute agence immobilière et n'est réalisable qu'avec un système sérieux de gestion intégrée des documents. Gestion Intégrée des Documents signifie que l'organisation de tous les documents est bien réfléchie et que la méthode d'organisation est implémentée en pratique de façon optimale avec des systèmes ou produits pratiques et efficaces (un système de gestion des documents efficace tant pour les documents numériques que papier). La plupart des techniques documentaires modernes (logiciel, scannage, fardes suspendues, ...) ne sont souvent pas suffisantes pour travailler de façon vraiment efficace avec les documents. Trop souvent nous voyons des solutions personnelles isolées pour lesquelles aucun accord n'a été convenu et qui ne donnent accès qu'à une ou quelques personnes. De telles solutions isolées mènent à une vue d'ensemble morcelée pour le bureau et à une accessibilité limitée des documents avec pour conséquence une inévitable perte de temps. Il est difficile de maintenir le service aux clients à un niveau optimal. Nous constatons que le classement des documents physiques, la vue d'ensemble des documents électroniques et l'utilisation des différents systèmes en parallèle sont souvent problématiques. Des recherches longues et fastidieuses sont de plus en plus courantes d'autant plus que la quantité de documents ne fait qu'augmenter.

La Gestion Documentaire Ariës pour agences immobilières offre la solution optimale.
Avec le Système de Gestion Intégrée des Documents (GID) Ariës, vous disposez d'une solution très conviviale et avantageuse pour fuseler et dynamiser tous les documents concernant propriétaires, immeubles, locataires ou acheteurs.  Vous pouvez classer vos dossiers papier sur moins de la moitié de la surface habituelle et les retrouver jusqu'à 3 x plus rapidement. Vous pouvez stocker et retrouver tous vos documents numériques littéralement en 3 clics. De plus Ariës assure en pratique le lien entre les documents  numériques et papier afin que vous puissiez gérer le tout au départ d'un seul système. Ainsi vos collaborateurs épargnent 1h30 par personne par jour, ce qui leur permet de mieux encore servir vos clients.