Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !

Overzicht

► Dodoens ziekenhuis, Mechelen
► AZ St Lucas, Gent

► Dodoens ziekenhuis, Mechelen

 
Afdelingshoofd mevrouw S. Herpoel :

Het Dodoensziekenhuis is enige jaren geleden uitgebreid met een nieuwe moderne vleugel, heeft van de verbouwing gebruik gemaakt om volgens de wettelijke normen één centraal medisch archief in te richten.

Mevrouw Herpoel, afdelingshoofd administratie vertelt ons waarom zij voor het Ariës systeem hebben gekozen.

Voorheen bestond er een decentraal klassement. Per afdeling was een ander systeem ingericht. Daardoor bestond er veel ongenoegen onder dokters, personeel en patiënten omdat dossiers verloren gingen en soms niemand precies wist waar een dossier zich kon bevinden in het ziekenhuis.
 
Door het oprichten van één centraal medisch archief hebben we verschillende problemen in één keer aangepakt.

Ruimtebesparing : binnen een beperkte ruimte moesten we 40.000 dossiers opbergen in een snel en makkelijk toegankelijk systeem.

Efficiëntie en snelheid : om een klassement van 40.000 dossiers snel en efficiënt te beheren heb je een goed doordacht systeem nodig, dat aan je behoefte voldoet.

Fouten zoals het verloren gaan van dossiers, die in het verleden als eens voorkwamen, wensten we uit te sluiten.

Creëren van één centraal medisch archief, dat aan de wettelijke norm beantwoord.

Met het open rekken systeem van Ariës kunnen we 10 rijen boven elkaar opbergen, dat was de enige mogelijkheid om de 40.000 dossiers in de beschikbare ruimte te krijgen, later werd dit uitgebreid tot een 100.000tal dossiers.
Vroeger zat het klassement verspreid in het gebouw over verschillende kasten, het aantal meters dat dit in beslag nam is niet becijferd, maar het leek wel alsof overal klassement zat. Door in één ruimte zeer ruimtebesparende rekken te plaatsen die tot aan het plafond reiken is deze tijd voorbij.

We werken met de eco-file mappen van Ariës, een staand laterale map met ruiter waarop een kleurcodering, nml. geboortedatum , het laatste consultatiejaar en de betreffende arts / specialist wordt aangebracht.

Daardoor kunnen we de dossiers snel opzoeken en terug plaatsen. Het systeem is loonkosten besparend, en de fouten zijn bijna 100% geëlimineerd.

Mevrouw Nadia Peeters, verantwoordelijke voor het medisch archief vertelt trots dat wanneer een dossier door een dokter wordt opgevraagd dit binnen 2 minuten kan verstrekt worden, vroeger had men wel 15 à 20 minuten nodig om een dossier te lokaliseren.

Ook het wegzetten van de dossiers verloopt sneller, de kleurcodering belet het maken van fouten. Wordt er iets toch fout weggezet dan valt dit meteen op.

Op sommige diensten werd reeds op geboortedatum geklasseerd, hier is enkel de wijze van het aanbrengen van de codering verbeterd. Vroeger had ook de plaats van een etiket op de map een betekenis, dat gaf aanleiding tot verwarring en fouten, met zoeken tot gevolg. Met het eenvoudig coderingssysteem van Ariës werken we nu efficiënter, eenvormig en zeer zeker beter.

Zij hebben een systeem van uitleen fiches, waarin wordt geregistreerd waar elk dossier naar toe gaat. Hierdoor weten zij permanent waar een dossier is. Deze werkwijze geeft veel voldoening voor het team, de dokters en het verplegend personeel. De stress is verlaagd, het is voor iedereen prettig werken als alles op rolletjes loopt.

Bovendien zijn er eveneens kosten bespaard:
Vooral loonkosten doordat de opzoektijd duidelijk verminderd is.

Ook de materiële kosten van de dossiers daalt doordat minder dubbels worden aangemaakt dank zij een makkelijke controle van het team dat instaat voor het klassement.

Plaatsbesparing doordat er 10 rijen hoog geklasseerd wordt.

De omzetting is dienst per dienst gebeurd, deels met de hulp van Ariës specialisten. Voor het omzetten heeft het ziekenhuis geopteerd om dit door medisch opgeleide mensen te laten doen (de mensen van het team van het centraal archief) daar men van de gelegenheid heeft gebruik gemaakt om de dossiers uit te kuisen. Alle overbodige documenten en dubbels worden verwijderd. Dat neemt wel enige tijd in beslag maar het gehele systeem heeft daar natuurlijk baat bij.

Het verantwoordelijk team voor het klassement had het systeem snel onder de knie. Ook het verplegend personeel en de artsen hebben opleiding gekregen zodat de regels en methodes door iedereen die ermee betrokken is gekend zijn.

We zijn uitermate tevreden: iedereen in het ziekenhuis werkt graag met het systeem. De mappen op zich zijn handig, de dossiers komen sneller en er worden geen dossiers meer per vergissing fout weggezet.

terug naar overzicht 

► AZ St Lucas, vroegere Volkskliniek, Gent

 Het ziekenhuis, gevestigd in het oude stadscentrum van Gent, heeft een zeer uitgebouwde en druk bezochte polikliniek die voldoet aan alle hedendaagse eisen.
 
De directie, sterk begaan met de goede werking van het ziekenhuis, staat ons te woord over de invoering van het nieuwe klassementsysteem.

De patiëntgegevens werden vroeger geregistreerd op voorbedrukte witte kartonnen fiches, die in traditionele klasseurs per geboortedatum werden opgeborgen. Later werd dit systeem veranderd naar witte kartonnen mapjes, eveneens voorbedrukt en geklasseerd per geboortedatum in ladenschuiven.

Daar er echter geen aandacht was besteed aan de codering werden soms dubbele fiches gemaakt. Er gingen ook dossiers verloren doodat ze verkeerd werden weggezet en zeer moeilijk terug te vinden waren.

We zijn met Ariës gaan praten om niets meer verloren te laten gaan en sneller de dossiers terug te vinden, en natuurlijk plaatsbesparing realiseren was noodzakelijk wegens de beperkte oppervlakte van de consultatieruimtes.

Om de lopende meters maximaal te verhogen zijn we over gegaan naar de staand laterale mappen van Ariës met kleurcodering op geboortedatum.
Hier in Gent zijn de mappen opgeborgen in op maat gemaakte open kasten, deze waren reeds voorzien, dat kon niet anders. In onze polikliniek te Zelzate werken we met de open rekken van Ariës. Deze brengen een nog grotere plaatsbesparing met zich mee daar er nog meer rijen dossiers boven elkaar kunnen geplaatst worden.

De Orga-Racks van Ariës is een mooi en voordelig alternatief voor kasten, en geven een maximum rendement van de vloeroppervlakte. We plaatsen nu 3 tot 4 keer meer dossiers op dezelfde vloeroppervlakte. We werken nu in de hoogte waardoor er efficiënter wordt omgesprongen met de beschikbare oppervlakte in de poliklinieken.

En dan is er natuurlijk het misschien wel grootste voordeel van het Ariës systeem, de efficiëntie van de kleurcodering. Hierdoor zijn alle dossiers makkelijk te vinden, het gebruik van het klassement is aanzienlijk verbeterd.

Fouten bij het wegzetten worden vermeden doortdat kleuren onmiddellijk verraden dat er iets fout staat.

We werken nog steeds op geboortedatum, enkel in de volgorde is iets gewijzigd waardoor we zuinig kunnen omspringen met de etiketten.

We brengen nu ook een etiket aan met het laatste consultatiejaar, door deze extra codering is het klassement goed op te schonen. Indien een patiënt langer dan 5 jaar niet meer op consultatie geweest is, verhuist zijn dossier naar het archief. Door de kleuren zijn de “oudere” dossiers goed te lokaliseren en uit het actieve klassement weg te halen. Wat vroeger een hele klus was kan nu snel en efficiënt gebeuren, zonder de andere werkzaamheden te verstoren.

De adviseur van Ariës heeft de omzetting goed begeleid, en doet dat nog steeds als we aan een nieuwe dienst beginnen.

Ook de leveringen verlopen vlot, de mappen worden per eenheid aangeleverd zodat wij niet zelf hoeven uit te zoeken wat op welke polokliniek moet terecht komen.

terug naar overzicht