Volledige en up-to-date informatie terugvinden.

Overheidsinstellingen beheren dagelijks een grote diversiteit aan dossiers en documenten van de dienst bevolking, vreemdelingenzaken, de personeelsdienst, de technische dienst, de milieudienst, de sociale dienst enzovoort.  Bovendien komen die documenten voor in steeds meer uiteenlopende vormen: Word, Excel, mails, scans, jpeg’s, dwf’s, pdf’s, … De lijst wordt alsmaar langer.

Elk document (zowel digitaal als op papier) moet voor de ambtenaar direct toegankelijk zijn. Bovendien moet hij erop kunnen vertrouwen dat het dossier volledig is en dat hij beschikt over de laatste versie. Dit is enkel mogelijk mits een degelijk, integraal documentbeheer.
 

Een goed doordacht en efficiënt documentenbeheer op basis van een doeltreffend systeem en praktische producten is dan ook onmisbaar. Zowel voor digitale als voor papieren documenten!  

Met ‘eilandoplossingen’ lukt het niet!

Tal van moderne opbergtechnieken (van software en scanning tot hangmappen enz.) zijn niet efficiënt om administratieve dossiers vlot te behandelen. Vaak zien we allerlei afzonderlijke, persoonlijke oplossingen waarover geen afspraken zijn gemaakt en die enkel toegang bieden aan één of enkele personen. Zulke ‘eilandoplossingen’ leiden tot een gebrekkig overzicht voor de instelling, een beperkte toegankelijkheid tot de documenten en ... een enorm tijdverlies. Ook het gebruik van fysieke en elektronische opbergsystemen naast elkaar verloopt dikwijls zeer problematisch. Aangezien de hoeveelheid documenten alsmaar toeneemt, wordt zoeken zo meer de regel dan de uitzondering! Wat uiteraard zijn weerslag heeft op de efficiëntie van het werk ..

 Ariës Documentbeheer overheid (gemeente, provincie, gewest of federaal) biedt dé oplossing.

Met het Ariës Integraal Documentbeheer beschikt u over een zeer gebruiksvriendelijke én voordelige oplossing om uw documentenbeheer te stroomlijnen. Papieren dossiers bergt u in minder dan de helft van de gangbare ruimte op en zijn 3 x sneller terug te vinden. Drie kliks en al uw digitale documenten zijn opgeslagen of teruggevonden! Ariës zorgt ook voor de praktische link tussen digitale en papieren documenten zodat u alles kunt beheren vanuit één systeem. Zo besparen uw medewerkers 1,5 uur per persoon en per dag.