Kleurcodering - Waarom en Hoe?




Waarom kleurcodering?


Bespaar tijd met kleurcoderingen die met uw specifieke klassementsbehoeften overeenstemmen (alfabetisch, numeriek of op maat). Hoe kunt u dossiers 40% sneller opzoeken en terugplaatsen? Kleuren spelen in ons dagelijks leven reeds een belangrijke rol en dienen vaak als identificatie-of herkenningsmiddel.

Een dossier dat verkeerd werd geklasseerd wordt door de onderbroken kleurbalk onmiddellijk teruggevonden. Het verlies van informatie behoort daarmee tot het verleden. Waar bevindt zich het verkeerd geklasseerde dossier?

Zonder kleurcodering zijn dossiers alleen met veel moeite en tijd terug te vinden.


image-94812-kleurcodering_numeriek.jpg
Kleurcodering numeriek
image-94813-kleurcodering_alfa.jpg
Kleurcodering alfabetisch



Welke kleurcodering voor mijn organisatie?


Het uitgebreide kleurcoderingsysteem van Aries kan elk klassement van de juiste codering voorzien. Welke kleurcodering voor uw specifieke toepassing geschikt is hangt volledig van uw werkwijze af. Hoe zoekt u gegevens terug? Welke informatie is voor u belangrijk en welke niet? Door het beantwoorden van alle relevante vragen m.b.t. uw informatiebeheer kunnen de opbergspecialisten van Aries u het meest geschikte coderingssysteem voorstellen.

Steeds vaker integreren onze opbergspecialisten met de ontworpen coderingen het klassement in bestaande
of geplande informatica-systemen om tot een globaal informatiebeheer te komen.



image-94838-Numeric_5_-_pg33.png

Numeriek op eindcijfer

Hierbij wordt het dossiernummer verdeeld in groepen van twee cijfers. Deze methode benadert het allerbest de perfecte verdeling van dossiers over de opbergruimte. Twee opeenvolgende dossiernummers bevinden zich op een totaal verschillende plaats. Bij het verwijderen van oude dossiers is het verschuiven van dossiers beperkt tot een minimum aangezien de dossiers evenredig verdeeld zijn over het hele klassement. Hetzelfde geldt voor de nieuwe toegekende nummers.


Numeriek opvolgend

Een methode waarbij opeenvolgend genummerde dossiers gewoon achter elkaar opgeborgen
worden. Dit is de eenvoudigste overschakeling van een alfabetisch naar een numerisch systeem. Blokken kunnen vrij gemakkelijk verplaatst worden. Meestal genereren de laatste toegekende nummers de grootste activiteit. Wanneer de oude dossiers worden verwijderd vereist dit klassement dikwijls veel inspanning om al de dossiers te verschuiven.















image-94846-a1b159417de4484f9e87abb13d1e465b.png

Op geboortedatum


De klassering op geboortedatum vinden we vaak terug bij medische dossiers. Een groot voordeel is het feit dat jongeren en dus laatst geborenen steeds achteraan schuiven en het tussenklassement tot een minimum wordt beperkt.


















image-94850-3c895b07e41c49fc884be006ae7a4019.png

Alfabetische kleurcodering


Bij alfabetisch klassement wordt kleurcodering meestal enkel toegepast op de eerste twee of
drie letters van de naam. De nieuwe en oude dossiers zijn bij dit klassement zeer evenredig
verdeeld over de beschikbare opbergruimte zodat verschuiven van dossiers tot een minimum
beperkt blijft. Ideaal voor kleine klasseersystemen en ook voor de grotere indien geen andere
identificatiemogelijkheid voorhanden is.