faq» Wetgeving Bewaartermijnen documenten
» Personeel
» Vennootschap
» Overigen
Wetgeving Bewaartermijnen documenten
Elk bedrijf is verplicht om een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren. Deze plicht vindt haar grondslag in art. 2:10 en art. 3:15i Burgerlijk Wetboek, art. 52 Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen en art. 8 Douanewet. De bewaartermijn bedraagt 7 jaar. Deze termijn start wanneer een document geen actuele waarde meer heeft.
Tot de administratie behoren alle documenten waaruit de vermogenstoestand en de rechten en verplichtingen van een onderneming jegens andere ondernemingen, de fiscus, de douane en de overheid afgeleid kunnen worden. In het onderstaande schema worden een aantal voorbeelden van dergelijke documenten genoemd.
De jaarrekening en de winst- en verliesrekening moeten in originele staat bewaard worden. De overige administratie kan elektronisch bewaard worden, mits de gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en deze binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
Er zijn uitzonderingen op de algemene bewaarplicht. Een voorbeeld hiervan betreft de onroerend goed administratie. Deze documenten dienen tenminste 9 jaar bewaard te worden.
Ontbinding van de rechtspersoon
Art. 2:24 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat in geval van een ontbinding van een rechtspersoon de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de ontbonden rechtspersoon gedurende zeven jaren nadat de rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan bewaard moeten worden. Hierbij wordt niet gekeken naar hoe lang de documenten reeds bewaard werden op het moment van ontbinding, bijv. een document wordt al drie jaar bewaard en zou na ontbinding nog vier jaar bewaard dienen te worden. Neen, de totale termijn van zeven jaar voor al het genoemde start pas na het moment dat de rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan.
Faillissement
In een faillissement blijft de algemene bewaarplicht ex art. 2:10 en 3:15i Burgerlijk Wetboek van kracht. Bij de rechtspersonen blijft het bestuur verplicht om de bewaarplicht in acht te nemen.
Voorbeelden:
Administratie betreffende onroerende zaken |
9 jaar |
zie (1) |
Vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de onderneming het goed is gaan bezigen |
Art. 34a Wet op de Omzetbelasting |
|
Contracten, overeenkomsten en andere afspraken |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Correspondentie |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Databestanden |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Documenten betreffende waterschapsbelasting |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR en art. 2 Besluit administratieve verplichtingen waterschapsbelastingen |
|
Geschriften voor aanvraag lidmaatschap coöperatie (zie (3)) |
10 jaar |
Origineel |
Vanaf datum aanvraag |
Art. 2:61 BW |
|
Polissen |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Registers van overbrengingen naar andere EU-landen |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Specificaties van aangiften |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Vergunningen |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Verklaringen (landbouwverklaring, inkoopverklaring e.d.) |
7 jaar |
zie (1) |
Na verlies actuele waarde (2) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
(1)
De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
(2)
De bewaartermijn van 7 jaar start na het einde van het boekjaar waarin het document zijn actuele waarde heeft verloren. Een voorbeeld: bij een overeenkomst start de bewaartermijn pas na het boekjaar waarin de overeenkomst is beëindigd.
(3)
Deze bewaarplicht geldt niet in geval het lidmaatschap van een lid blijkt uit een door hen ondertekende, gedagtekende verklaring in de administratie van de coöperatie (art. 2:61 sub c BW).
Personeel
Naast de algemene administratieplichten zoals voornoemd gelden er specifieke bewaarplichten voor de personeelsadministratie. Van belang is met name de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet stelt beperkingen aan hoe lang gegevens van (voormalige) werknemers en sollicitanten bewaard mogen worden.
Documenten |
Bewaringstermijn |
Vorm |
Ingangsdatum bewaringstermijn |
Wet |
|
Arbeidsgezondsheidskundig onderzoek biologische agentia |
Minstens 10 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum laatste blootstelling |
Art. 4.91 Arbeids- omstandighedenbesluit |
|
Arbeidsgezondsheidskundig onderzoek gevaarlijke stoffen |
40 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen |
Art. 4.10.d Arbeids- omstandighedenbesluit |
|
Arbeidsovereenkomsten |
7 jaar |
Zie (1) |
Na verlies actuele waarde (3) |
art. 2:10, art. 3:15i BW, art. 52 AWR |
|
Gegevens sollicitanten |
Max. 4 weken zonder instemming sollicitant; max. 1 jr met instemming |
Zie (1) |
Vanaf datum beëindiging sollicitatieprocedure |
Art. 5 Vrijstellingsbesluit Wbp |
|
Kopie identiteitsbewijs werknemers |
Minstens 5 jaar (zie 4) |
Origineel |
Na einde dienstverband |
Art. 66 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2001 |
|
Lijst van werknemers die met werkzaamheden die gevaar opleveren voor de veiligheid en de gezondheid belast zijn |
40 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen |
Art. 4.15 jo art. 4.10.d Arbeids- omstandighedenbesluit |
|
Lijst van werknemers die worden blootgesteld aan asbeststof |
40 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum beëindiging blootstelling werknemer aan gevaarlijke stoffen |
Art. 4.53 jo art. 4.10.d Arbeids- omstandighedenbesluit |
|
Loonbelastingverklaringen |
Minstens 5 jaar (zie 4) |
Origineel |
Na einde dienstverband |
Art. 65 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2001 |
|
Metingen van mechanische trillingen |
Minstens 10 jaar |
In passende vorm |
Vanaf datum meting |
Art. 6.11b Arbeids- omstandighedenbesluit |
|
Personeelsadministratie |
Max. tot 2 jaar na beëindiging (2) |
Zie (1) |
Vanaf datum einde dienstverband |
Art. 7 Vrijstellingsbesluit Wbp |
|
Register van werknemers die arbeid met biologische agentia van categorie 3 en 4 verrichten |
Minstens 10 jaar |
Kopie |
Vanaf datum laatste blootstelling |
Art. 4.90 Arbeids- omstandighedenbesluit |
|
Registratie van arbeids- en rusttijden |
52 weken |
Zie (1) |
Vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben |
Art. 3.2.1 Arbeidstijdenbesluit |
|
Salarisadministratie |
Max. tot 2 jaar na beëindiging (2) |
Zie (1) |
Vanaf datum einde dienstverband |
Art. 8 Vrijstellingsbesluit Wbp |
(1)
De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
(2)
De gegevens mogen alleen langer bewaard worden in geval dit noodzakelijk is ter voldoening van de wettelijke bewaarplicht.
(3)
De bewaartermijn van 7 jaar start na het einde van het boekjaar waarin het document zijn actuele waarde heeft verloren. Een voorbeeld: bij een overeenkomst start de bewaartermijn pas na het boekjaar waarin de overeenkomst is beëindigd.
(4)
NB: op basis van de algemene administratieplichten dienen deze documenten minstens 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin het document zijn actuele waarde heeft verloren bewaard te worden.
Vennootschap
De wet geeft naast de algemene administratieplichten geen specifieke bewaarplichten voor documenten van rechtspersonen. De hieronder genoemde documenten zijn echter zo essentieel dat u wordt aangeraden deze documenten tenminste gedurende de duur van de rechtspersoon te bewaren.
Documenten |
Bewaringstermijn |
Vorm |
Ingangsdatum bewaringstermijn |
Wet |
|
Aandeelhoudersbesluiten |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Advies |
|
Aandeelhoudersregister |
Duur rechtspersoon |
Origineel |
- |
Advies |
|
Bestuursbesluiten |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Advies |
|
Huishoudelijk reglement |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Advies |
|
Notariële akten waarbij de rechtspersoon partij is |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Adv |
|
Notulen bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Advies |
|
Reglement Raad van Commissarissen |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Advies |
|
Reglement Raad van Toezicht |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Advies |
|
Statuten |
Duur rechtspersoon |
Kopie |
- |
Advies |
Overigen
Documenten |
Bewaringstermijn |
Vorm |
Ingangsdatum bewaringstermijn |
Wet |
|
Medische dossiers |
15 jaar (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit) |
Origineel |
Vanaf tijdstip vervaardiging |
Art. 7:454 lid 3 BW |
|
Patiëntendossiers psychiatrische ziekenhuizen |
5 jaar (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit) |
Origineel |
Vanaf datum beëindiging behandeling |
Art. 2 Besluit patiëntendossier Bopz |
|
Dossiers van advocaten |
5 jaar |
Origineel |
Dag volgend op die waarop de bemoeiingen zijn geëindigd |
Art. 7:412 BW |
|
Gegevens m.b.t. melding ongebruikelijke transacties in de zin van de Wet MOT |
5 jaar |
Kopie |
Na het tijdstip van doen van de melding |
Art. 9 Wet MOT |
|
Register met gegevens zoals moet worden bijgehouden door een ieder die bedrijfsmatig bedrijfsmiddelen aflevert of hiermede bij anderen ontsmettingen of andere bestrijdingen uitvoert |
1 jaar |
Kopie |
Na datum waarop het laatst een boeking in het register is verricht |
Art. 15 Bestrijdingsmiddelenbesluit |
|
Gegevens van stoffen waarvoor een kennisgeving ex art. 3 Wet milieugevaarlijke stoffen is gedaan |
10 jaar |
Kopie |
Na datum beëindiging vervaardigen of invoeren van de stof |
Art. 17 Wet milieugevaarlijke stoffen |
|
Register met gegevens zoals moet worden bijgehouden door een ieder die beroepshalve stoffen of preparaten vervaardigt of in Nederland invoert. |
10 jaar |
Kopie |
Na datum verkrijgen gegevens |
Art. 3 Registratiebesluit Wet milieugevaarljke stoffen |