Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !

► JMH Financieel Adviseurs, Rhoon

... maar nu blijkt dat we nog ongeveer 50% ruimte overhouden

Wat was voor u de aanleiding om een nieuw systeem te zoeken? De heer van Oosterom van JMH Financieel Adviseurs: “De veranderingen in de structuur van ons bedrijf gaven daartoe de aanzet. In de afgelopen jaren is ons bedrijf dusdanig gegroeid, dat we verhuisd zijn naar een andere locatie. We hadden diverse archieven op verschillende plaatsen. Aangezien dit laatste geen overzicht gaf, wensten we één centraal archief te hebben. We beslisten om met Ariës in zee te gaan. Hun advies was dermate doortimmerd en vertrouwenwekkend, dat we Ariës het vertrouwen gaven."

Dossiers steeds meer verspreid

“Ons activiteitenpakket bestaat uit accountancy en financiële dienstverlening en dit voornamelijk naar klanten uit het MKB. Het aantal klanten en ons dienstverleningspakket is eveneens gegroeid. Dit zorgde voor steeds dikkere dossiers. Een dossier bestaat immers uit verschillende onderdelen n.l. jaarrekeningen, salarisdossiers, het permanente dossier en de correspondentie. Deze dossiers moet men verplicht 7 jaar bewaren. Dit leidde onvermijdelijk tot een steeds groter wordend archief dat meer en meer ruimte in beslag nam. Bovendien werkte het oude systeem met de hangmappen niet meer efficiënt. Dit laatste merkten we bij de financiële controles waarbij gegevens bij elkaar verzameld dienden te worden van de laatste 5 jaar. Vanwege de spreiding van de archieven was dit een tijdrovende zaak."

 
“Hoe heeft u de zoektocht naar verbetering vervolgens aangepakt?”
“Aanvankelijk wilden we het bestaand systeem perfectioneren en aanpassen. Dit bleek echter niet zo eenvoudig. Er werd onder andere gewerkt met brandkasten maar deze konden niet meer gebruikt worden vanwege de vloerbelasting. Bovendien vonden we niet meteen een oplossing voor het efficiënt actueel houden van de archieven. Het tussenvoegen van nieuwe dossiers is immers niet eenvoudig met hangmappen. We hebben toen gekeken naar de mogelijkheden die externe firma's ons konden bieden. Via een advertentie zijn we vervolgens in contact gekomen met Ariës. Na diverse gesprekken tussen onze vennoten en de Ariës-adviseur hebben we besloten voor Ariës.

“Onze doelstelling was als volgt te formuleren: We wensten één centraal en overzichtelijk systeem voor de hele organisatie waarbij één dossier per klant alle gegevens bevat. Bovendien diende dit systeem zo compact mogelijk te zijn. Het was al snel duidelijk dat de oorspronkelijk voorziene archiefruimte ontoereikend was. De plannen voor uitbreiding van de archiefruimte waren er reeds. Ons archief beschouwen we als een belangrijke grondstof. Je werkt bijvoorbeeld aan een jaarrekening en stopt erna alles in een dossier. Je hebt het dossier niet meteen weer nodig, maar wel een jaar later. Op dat ogenblik is het zeer belangrijk dat je alle stukken goed kunt terugvinden. Wanneer dit laatste niet het geval is, heb je onnodig veel tijdverlies.”

De heer van Oosterom: "... maar nu blijkt dat we nog ongeveer 50% ruimte overhouden."

“Op welke wijze heeft Ariës uw vooropgezette doelen kunnen verwezenlijken?”

Door het gebruik van het Ariës-systeem hebben we een goede oplossing gevonden voor het plaatsprobleem. Het Ariës-systeem is veel compacter. De vooropgestelde ruimte-uitbreiding bleek zelfs niet meer nodig. We moeten toegeven dat we onze twijfels hadden, maar nu blijkt dat we nog ongeveer 50% ruimte overhouden. De Ariës-methode met de Orga-rekken en de staand-laterale mappen maakte deze ruimtewinst mogelijk.

Bovendien beschikken we nu over een centraal archief dat zeer efficiënt werkt. Dankzij de kleurcodering kunnen dossiers snel opgezocht en terug weggeplaatst worden. Ook tegenover deze werkwijze waren we eerst wat terughoudend, maar het blijkt perfect te werken. Bovendien verliep de invoering vlot mede dankzij de goede advisering van Ariës betreffende het gebruik van mappen, etiketten, rekken en kasten. Het eindresultaat van onze samenwerking met Ariës is dat we nu over een duidelijk, compact en overzichtelijk systeem beschikken. Per klant hebben we nu een volledig dossier. Voor de fiscale dossiers hebben we dan nog afzonderlijke Ariës-systeemkasten op de afdeling zelf. We zijn zeer tevreden over de huidige archiveringswijze en het vertrouwen dat we schonken aan Ariës heeft duidelijk zijn vruchten afgeworpen.