Ariës neemt de archieven onder handen in 5 stappen.

1) Analyse van de bestaande situatie

Samen met de klant wordt de oude situatie in kaart gebracht. Hiermee kan een volledig nieuw archiefsysteem voorgesteld worden. Dit wordt volledig aangepast op maat van de werkwijze van uw organisatie.

 

 

 

 

 

2) Verhuizing van dossiers

De verhuizing van dossiers vergt een nauwkeurige planning en uitvoering, zoniet loopt u het risico dossiers na de verhuizing niet of moeilijk terug te vinden. Ariës heeft met archiefomzettingen reeds meer dan 15 jaar ervaring en beschikt voor deze activiteiten over een zgn. ‘transfer manual’. In dit draaiboek worden alle stappen van de planning vastgelegd, zodat de omzetting vlekkeloos verloopt en alle dossiers op de nieuwe locatie onmiddellijk beschikbaar zijn.

3) Installatie van nieuw opbergmeubilair

De stellingen en systeemkasten van Ariës zijn ontworpen om de beschikbare ruimte maximaal te benutten. Door de uitgekiende vormgeving kunnen in kasten 7 rijen en in stellingen zelfs 8 rijen dossiers boven elkaar geplaatst worden. Uiteraard zijn deze dossiers steeds zonder hulpmiddelen bereikbaar. Dit betekent een enorme plaatswinst tegenover traditionele opbergsystemen zoals hang -en pendelmappen.

4) De omzetting van dossiers in een nieuw klasseersysteem.

Ariës neemt de omzetting met eigen personeel volledig voor zijn rekening maar indien gewenst kunnen supervisors van Ariës dit samen met uw eigen personeel uitvoeren.

5) Ingebruikname en opleiding van de gebruikers.

Het archiefsysteem wordt volledig geïnstalleerd, klaar voor gebruik. Bovendien krijgen uw medewerkers nog een complete opleiding zodat ze onmiddellijk volledig gebruik kunnen maken van alle voordelen van het Ariës systeem.