Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !

Overzicht :

► Bank van Breda, Antwerpen
► Delta Lloyd / Ohra, Brussel/Gent

  

► Bank van Breda, Antwerpen

De kleurcodering en de open stellingen hebben de toegang tot de dossiers met 50% verhoogd.

“Bank J.Van Breda: enkel voor de KMO en vrije beroepen.”
Zo luidt de profilering in de publiciteitscampagnes.
In het hoofdkantoor te Antwerpen werkt een ploeg dynamische mensen aan vlotte klantenservice. Zij geven uitleg over hun ervaring met het nieuwe Ariës klassement.

Efficiënte verbetering:

Vroeger hadden we enkel hangmappen in onze verrijdbare rekken. Door de dikte van de dossiers scheurden de hangmappen regelmatig uit. De dossiers kwamen meer te liggen in plaats van dat ze netjes ophingen in de kast.
We hebben hier op deze afdeling zo een 6.000 dossiers die in totaal ongeveer 105 strekkende meter innamen. Door het feit dat alle dossiers exact dezelfde kleur hadden, was het zoeken soms een ramp te noemen.  
Als er iets verkeerd weggezet werd, was het voorgoed verloren. Het is gebeurd dat we ons met verschillende mensen aan het klassement zetten, om een dossier, dat we absoluut moesten terugvinden, te lokaliseren. Dat kostte handenvol tijd en geld. Het meest funest was de frustratie bij de mensen. Op de verschillende afdelingen maakten de medewerkers met grote tegenzin gebruik van het klassement. Zodanig zelfs dat “het klassement” een gespreksthema was tijdens de jaarlijkse evaluatiegesprekken.

Er was echt behoefte aan degelijk documentbeheer, maar onze problematiek is niet zo éénvoudig.
Iedere klant heeft twee dossiers: één onderdeel productie en één onderdeel beheer. Als een productie analist met een klant tot overeenkomst was gekomen, kwam het dossiers naar onze afdeling, beheer, voor het opmaken van de stukken (waarborgen etc..). Soms heeft de analist het dossier na enkele dagen of weken opnieuw nodig. Het gebeurde dan wel eens dat een dossier “verdween” want de analist had het dossier ongezien terug meegenomen.
Gevolg : nog meer eindeloos zoeken.  

Gelukkig hebben we een brochure van Ariës in handen gekregen en zijn met hen gaan praten.
Het professionalisme en de vakkennis van de Ariës adviseur gaf ons nieuwe perspectieven. Hij bracht er ons toe de volledige documentflow op onze afdelingen grondig te hervormen. Oude gewoontes werden in vraag gesteld, en waar nodig drastisch bijgesteld.

Het veranderingsproces is door Ariës begeleid met het opstellen van nieuwe procedures en handleidingen. Daarenboven worden de medewerkers opgeleid in de nieuwe werkwijze, zowel organisatorisch als betreffende de nieuwe materialen.

Plaatsbesparing:

Vooreerst zijn we overgeschakeld naar de staand laterale klasseermappen. Hiermee plaatsen we zeven rijen boven elkaar in onze verrijdbare rekken in plaats van zes.
Dat is meteen 15% ruimtewinst.

Tijdswinst:

Ten tweede hebben we besloten de kleurcoderingen te gebruiken. Dankzij de kleurcoderingen kunnen we ieder dossier meteen terugvinden. En het is voortaan uitgesloten om een dossier verkeerd weg te zetten, omdat je dan een onderbreking in de kleurbalken krijgt.
Onze zoektijd naar dossiers is met maar liefst 70% gedaald.
Ten derde is onze documentflow nu perfect gestroomlijnd. Het advies van Ariës heeft ons hierbij sterk geholpen.
En tot slot hebben we met onze “spoorfiches” permanente duidelijkheid over waar een dossier zich bevindt of wie eraan werkt.
Dat geeft ons een fantastische voldoening. De frustratie die vroeger aan het klassement kleefde is volledig verdwenen. In tegendeel: in de evaluatiegesprekken komt het klassement nu als een positief punt naar voor.

Daardoor gebruiken we het Ariës systeem ook op 2 andere afdelingen : namelijk de afdeling “betwistingen” en de afdeling “Productie bedrijfskredieten en centrale bedrijfskredieten”.
Bij deze laatste verschilt de opzoekmethode van de onze. Ook dat is perfect uitvoerbaar.

Service:

De codering is precies aangepast aan de behoefte van iedere afdeling afzonderlijk.
Daarenboven heeft die afdeling heel dikke dossiers en ook dat loopt prima. Ook de invoering zelf is begeleid door Ariës. Als afdelingshoofd stel je je daar wel wat vragen bij. Hoe gaan we die berg werk klein krijgen? Blijkbaar is dat ook iets voor Ariës. Zij hebben de omzetting van de dossiers volledig voor ons verzorgd. De oude mappen zijn door hen uit onze kasten gehaald, nieuwe mappen zijn kant en klaar aangeleverd volgens onze computerbestanden,  en alles is overgezet in de nieuwe mappen.

 
In 2 weken had Ariës die klus geklaard en was alles perfect omgezet. Ik moet zeggen dat we hier behoorlijk van onder de indruk waren, want we dachten nooit dat ze dat tijdig zouden klaar krijgen.

Ik kan dus zeer positief besluiten :
ons klassement is perfect op orde, we hebben ruimte bespaard en we weten altijd alles direct te vinden. Het is zelfs zover gekomen dat de bank “gescoord” heeft bij haar medewerkers met deze investering!

terug naar overzicht

► Ohra, gedeeltelijk opgegaan in Delta Lloyd

Reeds meer dan 10 jaar is Ariës bij hen trouw leverancier, op verschillende locaties en afdelingen.

Het archief is ooit opgezet en steeds verder gezet zonder dat dit ooit terug in vraag werd gesteld.

Op het laatste had je als het ware een ‘stratenplan’ nodig om de dossiers terug te vinden.

Met documentbeheer specialisten van Ariës is de oude situatie geanalyseerd, geïnventariseerd,  zijn de doelstellingen uitgezet en is een nieuw systeem ontwikkeld. De opbouw van het archief  is nu perfect logisch en volgt perfect onze werkwijze, en past volledig in de strategie van het bedrijf om voortdurend de efficiëntie op kantoor te verbeteren.

Aangezien wij reeds ervaring hadden met het Ariës systeem op diverse vestigingen hebben wij voor de verhuizing van 120.000 dossiers op hen beroep gedaan. Met het gespecialiseerd personeel van Ariës zijn de 120.000 dossiers op ongeveer 2 weken tijd verhuisd en omgezet naar een nieuw systeem volgens de Ariës methode.

Tijdswinst :

Dank zij de kleurcodering op de mappen zijn de dossiers sneller terug te vinden, en worden er geen meer fout weggezet. Hierdoor wordt aanzienlijk tijd gespaard.

Dat dit alles kon op slechts 1/4^de van de oppervlakte van het oude systeem was mooi meegenomen. 

Efficientie verbetering :

De eerste grote uitdaging was de verhuis van 120.000 dossiers naar een nieuwe locatie. Er werd gestreefd naar een efficiëntie verbetering en met het overschakelen naar het Ariës staand lateraal systeem is deze betrachting volledig ingelost.

Ook de methodiek heeft toegelaten de dienstverlening naar de klanten toe verder te optimaliseren.

terug naar overzicht