Efficiënte documentorganisatie voor elk advocatenkantoor in een hybride omgeving

image-327131-2019-07,_ampe1-e4da3.w640.png
image-193148-notaris1.png




"Ik beveel het Ariës systeem graag aan en wie wil mag altijd komen kijken....."

meester Liesbet De Munck
​​​​​​​
Grimbergen 

“Over het geheel van de service geven we Ariës 10 op 10 en voor het systeem geven we een 8 op 10”, zo vat meester Liesbet de Munck haar ervaring met het Ariës systeem samen. “De plaatsbesparing die we realsieerden tegenover ons vroegere systeem is gewoon enorm. Zonder het Ariës systeem hadden we gewoon niet alles kunnen plaatsen in de nieuwe situatie; terwijl we nu zo’n 40% reservecapaciteit hebben gerealiseerd. Dat is wel erg prettig.”

Meester De Munck ontvangt ons in haar prachtige nieuwe kantoor dat in het afgelopen jaar bijgebouwd is aan de privé-woning. Daarbij drong een verbeterd opbergsysteem voor de dossiers zich op. De klassieke klasseurs en dossiers gestapeld in kasten waren niet altijd even ordelijk en weinig toegankelijk.
“Via de referentie van een andere advocaat en opzoeking op internet kwam ik in contact met Ariës en hebben we van gedachten gewisseld over hoe het nieuwe systeem zou moeten zijn”, gaat meester De Munck verder. “Zo wenste ik omwille van de GDPR regels naar een numeriek systeem te gaan in plaats van een alfabetische ordening op naam. Bovendien zijn de nummers op de dossiers extra met kleuren aangeduid zodat je het meteen ziet als een dossiers verkeerd geplaatst wordt, dat is erg handig.”
Meester De Munck heeft gekozen om maatkasten te laten maken en daarin is het Ariës systeem perfect ingepast met inbouwelementen zodat de esthetiek van de maatkasten wordt gecombineerd met de functionaliteit van staal inbouwelementen.Het resultaat is strak, netjes zeer efficiënt.
“Ik wil het Ariës systeem zeker aanbevelen aan confraters en wie wil kan altijd komen kijken, besluit meester De Munck, duidelijk tevreden.

Een overzichtelijk systeem
Kleurcodering

Bespaar tijd met kleurcoderingen die aangepast zijn aan de klasseermethode van uw kantoor. Gebruikt u numeriek of alfabetisch klassement, Ariës heeft voor uw kantoor een duidelijke codering waardoor elke medewerker ieder dossier, direct terugvindt. Waar nodig wordt de coderingsmethode aangepast aan de specifike vragen van uw kantoor.

image-94813-kleurcodering_alfa.jpg

Met kleurcodering vindt u verkeerd geplaatste dossiers dadelijk terug. Daar waar de kleuren-balk onderbroken wordt, zit het verkeerd geplaatste dossier.

Speciaal voor Advocatenkantoren
image-327137-2019-07,_ampe2-aab32.png











Dankzij de jaaraanduiding met elk jaar een andere kleur, ziet u mooi de jaanrgangen in uw archief, zodat u later makkelijk oude dossiers verwijdert of verplaatst.




De numerieke kleurcodering zorgt voor ordelijke en unieke identifiatie van uw dossiers.Eventueel kunt u extra aanduidingen toevoegen zoals cliëntnaam, tegenpartij, subdossiers, enz…


Vele andere coderingen zijn ook mogelijk. Praat erover met uw adviseur.



De meest compacte dossieropberging van de markt
Ariës Orga-Rack
image-91751-DBP_5318.w640.jpg

De Ariës Orga-Racks bieden u maximale capaciteit en gebruikscomfort. De Orga-Boxen schuiven door over de totale lengte van het rek zodat u supersnel extra ruimte in het archief toevoegt.
Ariës opbergmeubelen besparen u tot 60% plaats
Wilt u rekken voor een archiefruimte, of kasten voor uw kantoor, Ariës voorziet u van de meest practische en effiiënte oplossing die aangepast is aan uw situatie. Met kwalitatief uitmuntende producten van marktleiders in hun branche heeft Ariës al zo’n 250 advocatenkantoren effectief geholpen.
De Ariës rekken zijn ontworpen voor hoge-capaciteitsopberging met maximale toaegang en overzicht. En in overeen-stemming met de aangescherpte GDPR regelgeving.

Ook in maatkasten
Ariës systemen zijn perfect te integreren in maatwerk kasten. Zodoende combineert u de mogelijkheden van maatwerk met de veel efficiënteren kastinrichtingen met stalen inbouwelementen.
image-339126-demunck4-8f14e.png

Digitaal archief​​​​​​​
Digitalisering of confidentiële bewaring?

Digitalisering is een onomkeerbare trend die steeds verder zal doorgaan. Dat is maar goed ook, want met meer digitaal werken kunnen belangrijke kostenbesparingen gerealiseerd worden. Toch komen die kostenbesparingen niet automatisch en is het dus zaak om te blijven streven naar effiiëntie en kosteneffectiviteit. Wat kost het en wat brengt het op? Digitalisering beïnvloedt het werk in een advocatenkantoor in diverse stadia.
Archief zelf bewaren?

Documenten opslaan in uw kantoor is niet altijd de meest rendabele oplossing. Niet alleen is er het veiligheidsrisico, vaak kunt u de ruimtes ook nuttiger en rendabel-er inzetten voor eigen activiteiten. Zo kan het slim zijn om externe, confidentiële bewaring van uw archief te overwegen. In elk geval biedt Ariës u de mogelijkheid om de meest optimale oplossing te kiezen die echt past bij uw situatie.

Kan ik mijn archief zelf consulteren?
Natuurlijk kunt u dat. U krijgt via de webapplicatie een online over-zicht van alle geïnventariseerde en opgeslagen documenten. Hebt u dringend een document nodig?
Dan vraagt u het op we sturen we u het dossier toe, hetzij onder papiervorm hetzij als gescande PDF.
Met de Ariës Track & Trace online applicatie kunt u zelf uw volledige archief beheren.

Waarom niet alles digitaliseren?
Dat kan zeker. Toch loont het misschien de moeite na te gaan of u alle (vooral de oudere) dossiers nog ooit zult nodig hebben.
In dat geval is het niet denkbeeldig dat u voor digitalisering een behoorlijke som moet uitgeven, voor dossiers die u misschien nooit zult consulteren. Als dat het geval is, kan externe archiefbewaring een zeer economisch alternatief zijn.
U geeft uw dossiers in bewaring in beveiligde omstandigheden en enkel wanneer u het nodig heeft, wordt een
dossier ingescand (scanning on demand). In combinatie met de beveiligde archiefbewaring zorgt deze digitale
oplossing ervoor dat u al uw stukken die u daadwerkelijk nodig hebt, digitaal ter beschikking zijn, zodra u ze nodig heeft.