Archiefruimte vol?

Laat Ariës het voor u opruimen

Digitalisering of externe beveiligde archiefopslag

Ariës digitaliseert uw bestaande archief en zorgt ervoor dat u de bestaande dossiers elektronisch ter beschikking krijgt. Hiertoe kunnen de archiefstukken gedigitaliseerd worden in één investering, maar deze inspanning kan ook geschieden naarmate u de dossiers digitaal nodig hebt. Sowieso betekent digitalisering een bepaalde kostprijs ingevolge de arbeidsintensieve voorbereiding en afwerking die met elke digitaliseringsopdracht gepaard gaat.
Daarom bieden wu u de mogelijkheid uw archief extern in bewaring te geven (aan een zeer beperkte jaarlijkse investering) en wanneer u een dossier nodig heeft, wordt op dat moment dit dossier voor u gescand of ontvangt u het in zijn oorspronkelijke (papieren) vorm.

Hoe werkt het?

Uw archief moet onze strikte intake-procedure doorlopen, vooraleer het kan worden opgenomen in de beveiligde archiefruimtes van Ariës.

image-154788-files-neg_resized.png
Pregistratie

Vooraleer de dossiers uw kantoor verlaten, ​maken we een volledige inventaris op van de mappen en de dossiers die we zullen moeten bewaren. ​Zo weet u op elk moment waar uw documenten en dossiers zich bevinden.

image-154788-files-neg_resized.png
Inpakken en beveiligd transport

De documenten worden ingepakt in Ariës archiefdozen, speciaal voor beveiligde documentarchivering ontworpen. ​Vervolgens zorgen we voor het transport van uw totale archief naar onze archiefbewaarplaatsen. Er worden geen andere goederen vervoerd in hetzelfde transport.

image-154788-files-neg_resized.png
Track &Trace

Vanaf het ogenblik dat uw documenten uw site verlaten, krijgt u via de web-applicatie een online overzicht van alle geïnventariseerde en opgeslagen dossiers. Hebt u dringend een dossier nodig? U kunt het meteen aanvragen en we sturen u het document terug, hetzij onder papiervorm hetzij als gescande PDF.

image-154788-files-neg_resized.png
Controle bij ontvangst

We controleren opnieuw de inhoud van elke doos zodat we 100% zekerheid hebben van de inhoud van het ontvangen archief. Vooraleer de dozen in de archiefbewaarplaats worden opgenomen, worden de dossiers nog gecontroleerd op afwezigheid van ongedierte en/of schimmelaantastingen.

image-154788-files-neg_resized.png
Beveiligde opslag

Na een vastgestelde quarantaine periode wordt uw archief definitief in de archiefopslagplaats bewaard. Onze archiefbewaarplaatsen zijn volledig beveiligd en geklimatiseerd volgens de strengst geldende normen met ​ISO certificering, ​bertreffende de langetermijnopslag voor archieven.

Confidentiële bewaring van uw archief of digitalisering
​Wat moet u weten?

  • Archief zelf bewaren?
    Documenten opslaan in uw bedrijf is niet altijd de beste oplossing. Niet alleen is er het veiligheidsrisico, vaak kunt u de ruimtes ook nuttiger en rendabeler inzetten voor eigen activiteiten. Ariës biedt u de mogelijkheid uw documenten extern te bewaren en uw volledige archief of administratie te laten beheren in onze beveiligde en geklimatiseerde archiefruimtes. Dit alles aan een fractie van de prijs van uw archiefruimtes.

  • Kan ik mijn archief nog consulteren?
    Natuurlijk kunt u dat. Vanaf het ogenblik dat uw documenten uw site verlaten, krijgt u via de webapplicatie een online overzicht van alle geïnventariseerde en opgeslagen documenten. Hebt u dringend een document nodig? U kunt het meteen aanvragen en aan vooraf besproken en duidelijke voorwaarden, sturen we u het document terug, hetzij onder papiervorm hetzij als gescande PDF. Met de Ariës Track & Trace online applicatie kunt u zelf uw volledige archief beheren.

  • Waarom speciale archiefdozen?
    ​U wilt dat uw archief in perfecte staat bewaard wordt. Dan moeten we zeker zijn dat de materialen voor 100% tip top voldoen aan de strengste normen. De ontwikkeling van onze archiefdoos heeft jarenlang studie en ontwikkeling gevraagd. Samen met de gecontroleerde omgeving in de archiefbewaarplaatsen (vochtigheid, temperatuur en licht) verzekeren de Ariës archiefdozen u jarenlange probleemloze bewaring. Met de Ariës archiefbewaring zijn uw dossiers 100% veilig.

  • Waarom niet alles digitaliseren?
    Dat kan natuurlijk ook. Alleen bent u niet zeker of u alle (vooral de oudere) dossiers nog ooit zult nodig hebben. In dat geval is het niet denkbeeldig dat u een behoorlijke som moet uitgeven, voor dossiers die u misschien nooit zult consulteren. Als dat het geval is, kan externe archiefbewaring een zeer economisch alternatief zijn. U geeft uw dossiers in bewaring in beveiligde omstandigheden en enkel wanneer u het nodig heeft, wordt een dossier ingescand (scanning on demand). In combinatie met de beveiligde archiefbewaring zorgt deze digitale oplossing ervoor dat u al uw stukken die u daadwerkelijk nodig heeft, digitaal ter beschikking zijn, zonder uw gehele archief of administratie volledig te digitaliseren.