Efficiënte documentorganisatie voor elk notariskantoor in een hybride omgeving

image-327131-2019-07,_ampe1-e4da3.w640.png
image-193148-notaris1.png






"We beschikken nu over een overzichtelijk, centraal klassement....."

Notaris Ampe
Notarissen Ampe & Depuydt, Rupelmonde 
Notaris Anthony Ampe ontvangt ons in zijn prachtige, gloednieuwe kantoor dat hij met zijn medewerkers in november 2018 betrokken heeft. Naast de fraaie inrichting is Notaris Ampe ook opgezet met zijn keuze betreffende het klassement. Hij leerde het Ariës systeem kennen via
een collega uit de buurt en kwam zo in gesprek met Ariës.
“Het persoonlijke advies en de uiteindelijke service hebben me bijzonder gecharmeerd bij Ariës. Met open communicatie hebben we samen met Ariës een opberg- en beheersysteem voor onze dossiers ontwikkeld dat geheel is aangepast aan onze wensen. We hebben zeer veel plaats bespaard en beschikken nu over een overzichtelijk, centraal klassement.
Het systeem is uitermate performant voor de interne organisatie en zorgt voor ordelijke bureau’s. Hierdoor realiseren we een nette en rustige werkomgeving, wat naar ons cliënteel sowieso een zeer goede indruk nalaat van ons kantoor.
We zijn erg tevreden van onze keuze.”


Een overzichtelijk systeem
Kleurcodering

Bespaar tijd met kleurcoderingen die aangepast zijn aan de klasseermethode van uw notariskantoor. Gebruikt u numeriek of alfabetisch klassement, Ariës heeft voor uw kantoor een duidelijke codering waardoor elke medewerker ieder dossier, direct terugvindt. Waar nodig wordt de coderingsmethode aangepast aan de specifike vragen van uw kantoor.

image-94813-kleurcodering_alfa.jpg

Met kleurcodering vindt u verkeerd geplaatste dossiers dadelijk terug. Daar waar de kleuren-balk onderbroken wordt, zit het verkeerd geplaatste dossier.

Speciaal voor Notariskantoren
image-327137-2019-07,_ampe2-aab32.png











Dankzij de jaaranduiding met elk jaar een andere kleur, ziet u mooi de jaanrgangen in uw archief, zpdat u later makkelijk oude dossiers verwijdert of verplaatst.




De numerieke kleurcodering zorgt voor ordelijke en unieke identifiatie van uw dossiers.Eventueel kunt u extra aanduidingen toevoegen van subdossiers, bisdossiers enz…


Vele andere coderingen zijn ook mogelijk. Praat erover met uw adviseur.



De meest compacte dossieropberging van de markt
Ariës Orga-Rack
image-91751-DBP_5318.w640.jpg

De Ariës Orga-Racks bieden u maximale capaciteit en gebruikscomfort. De Orga-Boxen schuiven door over de totale lengte van het rek zodat u supersnel extra ruimte in het archief toevoegt.
Ook in maatkasten
Ook in maatkasten kunnen Ariës systemen perfect geïntegreerd worden. Bespreek de mogelijkheden met de Ariës-adviseur.


Of verrijdbare rekken?
Wilt u rekken voor een archiefruimte, of kasten voor uw kantoor, Ariës voorziet u van de meest practische en effiiënte oplossing die aangepast is aan uw situatie. Met kwalitatief uitmuntende producten van marktleiders in hun branche heeft Ariës al zo’n 300 notariskantoren effectief geholpen.
De Ariës rekken zijn ontworpen voor hoge-capaciteitsopberging met maximale toaegang en overzicht. En in overeen-stemming met de aangescherpte GDPR regelgeving.


image-93083-FOREG-2000-L.jpg
image-193122-website_notarissen_forster.png

Digitaal archief​​​​​​​
Digitalisering of confidentiële bewaring?
Digitalisering is een onomkeerbare trend die steeds verder zal doorgaan. Dat is maar goed ook, want met meer digitaal werken kunnen belangrijke kostenbesparingen gerealiseerd worden. Toch komen die kostenbesparingen niet automatisch en is het dus zaak om te blijven streven naar effiiëntie en kosteneffectiviteit. Wat kost het en wat brengt het op? Digitalisering beïnvloedt het werk in een notariskantoor in diverse stadia.
Archief zelf bewaren?
Documenten opslaan in uw bedrijf is niet altijd de meest rendabele oplossing. Niet alleen is er het veiligheidsrisico, vaak kunt u de ruimtes ook nuttiger en rendabel-er inzetten voor eigen activiteiten. Zo kan het slim zijn om externe, confidentiële bewaring van uw archief te overwegen. In elk geval biedt Ariës u de mogelijkheid om de meest optimale oplossing te kiezen die echt past bij uw situatie.

Kan ik mijn archief zelf consulteren?
Natuurlijk kunt u dat. U krijgt via de webapplicatie een online over-zicht van alle geïnventariseerde en opgeslagen documenten. Hebt u dringend een document nodig?
Dan vraagt u het op we sturen we u het dossier toe, hetzij onder papiervorm hetzij als gescande PDF.
Met de Ariës Track & Trace online applicatie kunt u zelf uw volledige archief beheren.

Waarom niet alles digitaliseren?
Dat kan zeker. Toch loont het misschien de moeite na te gaan of u alle (vooral de oudere) dossiers nog ooit zult nodig hebben.
In dat geval is het niet denkbeeldig dat u voor digitalisering een behoorlijke som moet uitgeven, voor dossiers die u misschien nooit zult consulteren. Als dat het geval is, kan externe archiefbewaring een zeer economisch alternatief zijn.
U geeft uw dossiers in bewaring in beveiligde omstandigheden en enkel wanneer u het nodig heeft, wordt een
dossier ingescand (scanning on demand). In combinatie met de beveiligde archiefbewaring zorgt deze digitale
oplossing ervoor dat u al uw stukken die u daadwerkelijk nodig hebt, digitaal ter beschikking zijn, zodra u ze nodig heeft.