Efficiënte documentorganisatie voor elk notariskantoor

image-193148-notaris1.png

Compact

Compact: plaats tot 4 keer meer dossiers op 1m²

image-193101-website_notarissen_compact.png
Wilt u weten hoeveel plaats u kunt besparen? Vraag een archiefinventarisatie. Onze specialisten berekenen precies hoeveel plaats u kunt besparen in uw kantoor. 

Overzichtelijk

Overzichtelijk: vind uw dossiers altijd terug

image-193106-website_notarissen_overzicht.png
Met kleurcodering vindt u verkeerd geplaatste dossiers dadelijk terug. Daar waar de kleurenbalk onderbroken wordt zit het verkeerd geplaatste dossier.

Alfabetische of numerieke volgorde van uw dossiers?

Ariës bekijkt met u welke codering best past bij de werkwijze van uw kantoor

Archiefinrichting

Archiefinrichting: Ariës Archive-Rack of Forster verrijdbare archiefrekken

image-193107-website_notarissen_archiefrek.w640.png
Ariës Archive-Rack biedt u een heel practische én economische archiefinrichting. In combinatie met de Archive-Box zijn uw dossiers toch stofvrij gearchiveerd.
image-193122-website_notarissen_forster.png
Om de ruimte in uw archief maximaal te benutten kunt u gebruik maken van verrijdbare archiefrekken. Geproduceerd door de marktleider in Europa. 100% zeker roestvrij, vlekkeloze afwerking en onverslijtbaar. 

Digtaal

Digitalisering en/of confidentiële bewaring

Digitalisering is een onomkeerbare trend die steeds verder zal doorgaan. Dat is maar goed ook, want met meer digitaal werken kunnen belangrijke kostenbesparingen gerealiseerd worden. Toch komen die kostenbepsaringen niet automatisch en is het dus zaak om te blijven streven naar efficiëntie en kosteneffecitviteit. Wat kost het en wat brengt het op? Digitalisering beïnvloedt het werk in een notariskantoor in diverse stadia.

Actieve Dossiers

In de actieve fase van de dossiers zijn steeds meer documenten digitaal beschikbaar en het is slim om deze digitaal goed te beheren. Papieren documenten zoals originelen en gehandtekende stukken worden, naast de digitale versie, voor de goede orde bewaard. 

Afgesloten dossiers

Als de dossiers afgesloten zijn worden de dossiers geschoond (verwijderen van onnodige dubbels, meerdere versies, kopiëen, enz...) en enkel de belangrijke stukken worden bewaard. In combinatie met het digitale dossier kunt u er voor zorgen dat het archief veel minder snel zal groeien dan vroeger.

Archief

Betreffende het bestaande archief kunt u middels digitalisering de bestaande dossiers elektronisch ter beschikking krijgen. Hiertoe kunnen de archiefstukken gedigitaliseerd worden in één investering, maar deze inspanning kan ook geschieden volgens de ontstane behoefte. U kunt namelijk het archief  extern in bewaring geven en een dossier wordt gescand wanneer de behoefte hiertoe ontstaat. 

Confidentiële bewaring: wat moet u weten?

Archief zelf bewaren?

Documenten opslaan in uw bedrijf is niet altijd de beste oplossing. Niet alleen is er het veiligheidsrisico, vaak kunt u de ruimtes ook nuttiger en rendabeler inzetten voor eigen activiteiten. Ariës biedt u de mogelijkheid uw documenten extern te bewaren en uw volledige archief of administratie te laten beheren in onze beveiligde en geklimatiseerde archiefruimtes. Dit alles aan een fractie van de prijs van uw archiefruimtes. 

Kan ik mijn archief nog consulteren?

Natuurlijk kunt u dat. Vanaf het ogenblik dat uw docu- menten uw site verlaten, krijgt u via de webapplicatie een online overzicht van alle geïnventariseerde en opgesla- gen documenten. Hebt u dringend een document nodig? U kunt het meteen aanvragen en aan vooraf besproken en duidelijke voorwaarden, sturen we u het document terug, hetzij onder papiervorm hetzij als gescande PDF. 

Waarom niet alles digitali-seren?

Dat kan natuurlijk ook. Alleen bent u niet zeker of u alle
 (vooral de oudere) dossiers nog ooit zult nodig hebben. In dat geval is het niet denkbeeldig dat u een behoor- lijke som moet uitgeven, voor dossiers die u misschien nooit zult consulteren. Als dat het geval is, kan externe archiefbewaring een zeer economisch alternatief  zijn. U geeft uw dossiers in bewaring in beveiligde omstan- digheden en enkel wanneer u het nodig heeft, wordt een dossier ingescand (scanning on demand). In combinatie met de beveiligde archiefbewaring zorgt deze digitale oplossing ervoor dat u al uw stukken die u daadwerkelijk nodig hebt, digitaal ter beschikking zijn, zonder uw gehe- le archief of administratie volledig te digitaliseren.